Lors de notre discussion avec Cécile Dupaquier (disponible ici), celle-ci a évoqué la complexité des procédures en France et le nombre important de justificatifs à fournir.
Pour nous plonger dans cette question, nous allons, dans cet article, revenir en détail sur chaque étape d’une commande — ici un 1 % artistique — afin de vous faire découvrir l’intégralité de la procédure et de vous permettre de juger par vous-même de sa complexité (ou non).

En fin d’article, nous verrons s’il est possible de simplifier ces démarches et nous vous donnerons un précieux conseil.

L’appel a candidature

Toute candidature commence par le téléchargement, sur la plateforme marchés-sécurisés.fr de l’avis d’appel public à la concurrence et des différents documents associés : pièces graphiques (plans du bâtiment et simulations visuelles), Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP), cahier des charges et règlement de la consultation.

Pour obtenir ces documents, il est nécessaire de s’enregistrer sur la plateforme et d’y renseigner ses coordonnées professionnelles : nom, prénom, adresse, numéro Siret, etc.

Une fois le dossier en main, et si vous avez des questions à poser aux commanditaires, il est nécessaire d’utiliser la messagerie interne de la plateforme. Les questions sont visibles par l’ensemble des candidats et vous recevez, à chaque nouvelle question, un courriel de notification, afin que chacun des candidats dispose des mêmes éléments.

Pour répondre à l’appel, il vous est demandé de produire et de compléter plusieurs documents. Dans le cas présent :

• Le formulaire DC1 (8 pages)
• Le formulaire DC2 (8 pages)
• Une attestation de responsabilité civile professionnelle
• Une attestation de garantie professionnelle (par exemple un certificat d’immatriculation professionnelle à l’Urssaf Artiste-Auteur)
• Un CV (2 pages maximum)
• Un portfolio (minimum 5 références, maximum 20 pages)
• Une lettre de motivation / d’intentions (1 à 2 pages)

Une fois le dossier finalisé, celui-ci doit être déposé sur la plateforme.

S’ensuit une période d’attente, le temps que le jury se réunisse.

La phase offre

Après la réunion du jury, une présélection de trois artistes est annoncée, accompagnée le plus souvent d’une invitation à visiter le site concerné par la commande. Vous pouvez effectuer cette visite en personne ou vous faire représenter. Celle-ci vous permet de découvrir le site, de rencontrer les commanditaires ainsi que les autres artistes pré-sélectionnés. Elle donne également l’occasion de poser des questions plus précises.

À la suite de cette visite, chaque candidat retourne à l’atelier et dispose de plusieurs semaines pour élaborer son projet. (Durant la période d’élaboration, chacun des candidats pré-sélectionnés reçoit une invitation à se présenter devant le jury.)

Les documents à remettre avant le jury sont les suivants :

• Un acte d’engagement.
  Dans ce document : « Le candidat précisera également la nature et le montant des prestations qu’il envisage de sous-traiter ainsi que la liste des sous-traitants qu’il se propose de présenter à l’agrément et à l’acceptation du pouvoir adjudicateur. »
  Le niveau de complexité de ce document est variable ; il vous faut surtout renseigner l’identité de votre entreprise (5 pages). Le cas échéant, vous devrez ensuite remplir :
  – la partie concernant le nantissement ou la cession de créances (4 pages),
  – la déclaration de sous-traitance (7 pages),
  – la désignation des co-traitants et la répartition des prestations (longueur variable selon le nombre de prestataires).
• Un RIB ;
• Un devis détaillant le budget prévisionnel des prestations nécessaires ;
• Un mémoire technique (8 pages recto, orientation « portrait », format A4 maximum), comprenant :
  – une note descriptive d’intention artistique explicitant la démarche choisie par l’artiste ou l’équipe d’artistes, en adéquation avec le programme de la commande (2 pages recto, orientation « portrait », format A4 maximum) ;
• Une note technique (6 pages recto, orientation « portrait », format A4 maximum), précisant :
  – les procédés de fabrication et les matériaux envisagés, ainsi que les objectifs de développement durable ;
  – les teintes, dimensions, volumes, poids, fixations… ;
  – l’organisation et la méthode de travail envisagées pour mener à bien le projet ;
  – les contraintes de mise en œuvre ;
  – les conditions d’installation et de fonctionnement ;
  – les conditions de maintenance et d’entretien, les modalités préventives de conservation et les modes de restauration possibles ;
  – le respect des conditions de sécurité propres aux bâtiments recevant du public ;
  – le cas échéant, des fiches techniques et des échantillons.
• Des pièces graphiques (3 pages recto, orientation « portrait », format A4 maximum). Les éléments graphiques doivent être présentés dans un dossier privilégiant l’orientation « paysage », contenant :
  – une vue en plan permettant de comprendre l’implantation proposée de l’œuvre, sur la base des plans de l’architecte transmis par la maîtrise d’ouvrage (1 page recto, orientation « portrait », format A4 maximum) ;
  – des vues en élévation de l’œuvre, cotées (esquisses, croquis, photomontages, maquettes…), permettant de comprendre la qualité artistique et d’appréhender l’intégration de l’œuvre dans son contexte. Doivent y figurer : les dimensions, les emprises de l’œuvre, les matériaux, les couleurs ou tout autre renseignement technique nécessaire à la compréhension.

Une fois complété, ce dossier doit être déposé sur la plateforme marches-securises.fr avant l’expiration du délai.

L’entretien avec le jury

Vous avez complété votre dossier dans les délais et le jury en a pris connaissance ; voici donc le moment crucial de l’entretien. La composition du jury est variable et comprend des membres votants ainsi que des observateurs. Dans le cas de cette étude de cas, dix personnes étaient présentes.

Vous disposez de quarante minutes pour présenter votre projet et répondre aux questions du comité. Le format de la présentation est libre, avec la possibilité de projeter des documents. Ce moment est décisif et il est impératif de bien s’y préparer.

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Évaluation des dossiers de candidatures et de la phase offre

Les critères relatifs au dossier de candidature et intervenant dans la sélection des trois artistes sélectionnés sont les suivants :

1. Adéquation de la démarche artistique avec les objectifs et le programme proposés : ce critère est apprécié sur la base de la lettre de motivation ;
2. Qualification et qualité artistique des réalisations fournies : ce critère est apprécié sur la base du CV et du dossier artistique.

Les offres sont jugées selon trois critères et un système de notation :

1. Adéquation du projet artistique avec le programme proposé et intégration dans le site : 40/100
2. Créativité et qualité artistique du projet : 40/100
3. Capacité à maîtriser les contraintes inhérentes à la commande (respect du budget, sécurité de l’œuvre, maintenance réduite, pérennité) : 20/100

Je déplore que ces notes et les commentaires du jury ne soient pas communiqués aux candidats. Je n’ai jamais reçu le moindre compte rendu d’un concours — qu’il soit gagné ou perdu — alors même que j’en ai fait plusieurs fois la demande…

Notification du lauréat

Suite à l’entretien, le candidat lauréat est rapidement mis au courant de sa sélection, À la suite de l’entretien, le candidat lauréat est rapidement informé de sa sélection, mais celle-ci est :
« sous réserve que vous ne vous trouviez pas dans l’un des cas d’interdiction de soumissionner des articles L.2141-1 à L.2141-5 et L.2141-7 à L.2141-11 du Code de la commande publique du 1er avril 2019. »

Afin de procéder à cette vérification, il faut transmettre une nouvelle série de documents via la plateforme marchés-sécurisés, dans un espace appelé « coffre-fort électronique » :

• Une attestation de vigilance URSSAF de moins de six mois (prouvant que vous êtes à jour du paiement de vos cotisations) ;
• Une attestation de régularité fiscale de moins de trois mois (prouvant que vous êtes à jour de vos obligations fiscales) ;
• Une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ;
• Un devis détaillé ;
• Une attestation de TVA ;
• L’acte d’engagement, rempli et daté, à envoyer par courrier en cas de signature manuscrite, ou par mail à l’adresse indiquée ci-dessus en cas de signature électronique valable uniquement sous PAdES, CAdES ou XAdES.

Ce dossier doit être transmis sous dix jours, mais son instruction peut ensuite prendre plusieurs semaines.

Pendant cette période de vérification, qui peut être très longue — plusieurs semaines —, tous les autres candidats sont mis en attente (une période franchement désagréable) et ne seront notifiés qu’après la validation du dossier du lauréat.

Contractualisation

Vient ensuite la phase de contractualisation avec le commanditaire. Il s’agit, lors de cette étape, de rédiger le contrat qui encadrera la réalisation de votre œuvre. Celui-ci doit donc être suffisamment précis pour ne rien omettre. Il faut également, à ce stade, fournir une nouvelle série de justificatifs : des documents à déposer sur une nouvelle plateforme appelée e-Attestations, présentée comme un « outil de vigilance pour le suivi des documents administratifs pendant la durée d’un marché » et censée « faciliter la contractualisation ».

Vous remarquerez que l’attestation de vigilance URSSAF, l’attestation de régularité fiscale, l’attestation sur l’honneur, l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et l’acte d’engagement modifié ont déjà été demandés, et qu’il s’agit d’une étape totalement redondante…

Vous noterez également la présence d’une colonne appelée « échéance ». En effet, la plateforme vous oblige à renouveler vos documents tous les six mois ou tous les ans.

Dans le cas du projet qui me sert d’étude de cas et dont la livraison est prévue pour la fin de l’année 2028, il faudra donc renouveler ces documents cinq à six fois. Cela signifie concrètement qu’il faudra réécrire à chaque fois à votre assurance, au centre des impôts, afin d’obtenir la mise à jour des documents, et refaire les déclarations sur l’honneur.

Ce n’est qu’à l’issue de cette période de contractualisation que le marché vous sera attribué de manière officielle. Cette notification est envoyée par courrier via une autre plateforme sécurisée.

Conclusion

La phase administrative se termine, et nous aurons compté vingt-deux documents déposés, ainsi que trois inscriptions sur des plateformes différentes. Je précise que ce calcul ne tient pas compte des nombreux aller-retours par e-mail liés à la rédaction du contrat.

Si j’entends souvent parler de simplification via le numérique visant à « améliorer la compétitivité des entreprises », je ne peux que constater l’écart entre ces discours et ma réalité quotidienne. La procédure qui me sert d’étude de cas aura pris huit mois, une lenteur due à :

• des plateformes qui buguent et bloquent le dépôt des documents, vous demandant alors de les envoyer par mail… (à l’ancienne !) ;
• des procédures d’authentification répétitives ;
• des plateformes qui ne communiquent pas entre elles et demandent donc de renvoyer à de multiples reprises les mêmes informations, comme si l’on utilisait finalement des formulaires papier ;
• sans oublier les problèmes budgétaires liés à l’instabilité politique actuelle.

Simplifier la vie des entrepreneurs et des artistes serait bien plus efficace si l’on arrêtait avec tous ces justificatifs et cette infantilisation permanente. Les plateformes devraient être capables de préremplir les documents en fonction des identités préalablement enregistrées, nous évitant de répéter le travail deux, trois, parfois quatre fois !

Au cours des trois dernières années, j’ai dû m’inscrire sur cinq plateformes différentes et, si je comprends les bienfaits de la diversification, je m’étonne de voir à quel point tous ces sites, hébergements, maintenances et interfaces multiplient sans fin les coûts… tout en me demandant sans cesse les mêmes informations : nom, prénom, SIRET, etc.

La simplification a encore du chemin à parcourir.

Bonus

J’espère que cet article vous permettra de mieux comprendre la charge de travail qui vous est demandée dans le cadre de ce type de projet de commande. Dès lors, je vous conseille d’inclure dans votre budget prévisionnel un volume d’heures conséquent pour la partie administrative, voire même de prévoir de déléguer cette tâche à une structure spécialisée. Il est également possible de s’appuyer sur le contrat pour limiter cette bureaucratie, ce que nous verrons dans un prochain article.

Bon courage dans la réalisation de vos projets.

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